Phần mềm bán hàng và những suy nghĩ sai lầm

Cập nhật lần cuối Thứ năm, 07/11/2024

Việc áp dụng phần mềm bán hàng vào trong công việc kinh doanh không còn là điều xa lạ với nhiều người. Bởi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho những nhà quản lý mà còn đem lại nhiều lợi ích lớn, góp phần phát triển thương hiệu. Nhưng thực tế vẫn còn nhiều cửa hàng vẫn sử dụng những phương pháp quản lý truyền thống như viết tay sổ sách, sử dụng Excel,.. Một trong những lý do họ không muốn sử dụng lại là những suy nghĩ sai lầm về phần mềm quản lý bán hàng.

Nội dung bài viết

1. Tốn kém chi phí

Một trong những suy nghĩ không đúng về phần mềm bán hàng đó là tốn kém chi phí. Đúng là ban đầu bạn phải bỏ ra một khoản tiền khi mua phần mềm, nhưng với những lợi ích mà nó đem đến sẽ khiến bạn thấy hóa ra lại tiết kiệm hơn rất nhiều. Với các quản lý cũ sẽ phải ghi chép hay tự nhập tay hoàn toàn. Điều này không đảm bảo được sự chính xác. Có thể nhân viên quên nhập hay nhập sai về số lượng hàng hóa gây ra sự thất thoát. Hay như nhân viên tính toán sai số tiền khách phải trả trong mỗi đơn hàng, không ghi chép lại đơn hàng đấy vào doanh thu bán hàng,.. Và điều này gây ra ảnh hưởng không nhỏ đến doanh thu cửa hàng.

Chưa kể với mỗi khâu quản lý bạn sẽ phải tốn kém không ít để thuê nhân sự. Và khi tổng kết lại bạn sẽ giật mình vì những con số này không hề nhỏ.

Phần mềm bán hàng sẽ cung cấp đầy đủ những những chức năng giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, đơn giản mà đem lại độ chính xác cao như với quản lý kho hàng, bạn không cần lo lắng về chuyện thất thoát hàng hóa. Với phần mềm quản lý thu chi, quản lý công nợ bạn sẽ kiểm soát dòng tiền vào ra chặt chẽ, mọi hoạt động giao dịch được cập nhật liên tục trên hệ thống nên nhân viên không thể gian lận,.. Và nhiều chức năng quản lý khác. Vậy nên chi phí mua phần mềm sẽ nhỏ hơn rất nhiều so với những thất thoát bạn phải chịu khi sử dụng phương pháp truyền thống.

2. Rắc rối khó sử dụng

Đây cũng là một trong những yếu tố mà khách hàng không lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Nhiều người nghĩ phần mềm là một thứ gì đó phức tạp, khó sử dụng. Tuy nhiên, khi sử dụng các phương pháp truyền thống bạn không chỉ phải ghi chép rất nhiều số liệu mà còn phải tính toán các con số. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy “đau đầu” hơn rất nhiều. Còn khi sử dụng phần mềm Excel để tính thì bạn phải nhớ các hàm tính, và điều này cũng không đơn giản tí nào.

Với phần mềm bán hàng, mỗi giao dịch sẽ cập nhật liên tục lên hệ thống và phần mềm sẽ dựa vào những thuật toán có sẵn để tính toán. Bên cạnh đó việc lưu trữ trên máy chủ giúp bạn quản lý tập trung đồng nhất, không phải mất công rà soát những dữ liệu rời rạc từ những trang giấy hay file Excel. Công việc quản lý giờ trở nên đơn giản mà tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Và rất nhiều phần mềm bán hàng hiện nay được các nhà cung cấp thiết kế với giao diện thân thiện, các chức năng sắp xếp khoa học dễ hiểu cùng với các thao tác đơn giản dễ thực hiện. Kể cả với những người không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin cũng có thể mất ít thời gian tìm hiểu, nhanh chóng làm quen sau một vài lần sử dụng. Khi đã sử dụng quen phần mềm bán hàng, bạn sẽ cảm thấy đơn giản hơn rất nhiều so với các phương pháp truyền thống.

3. Phần mềm bán hàng chẳng khác gì Excel.

Suy nghĩ sai lầm về phần mềm bán hàng

Một trong những phương pháp mà nhiều người sử dụng hiện nay đó là phần mềm Excel. Và họ có suy nghĩ mua phần mềm bán hàng sẽ chẳng khác gì dùng Excel, vậy dùng Excel cho tiết kiệm. Đây là suy nghĩ sai lầm. Thực tế phần mềm Excel còn nhiều hạn chế, thậm chí còn đưa đến hậu quả nguy hiểm cho cửa hàng.

Hạn chế phải nhắc đến của phần mềm Excel là bạn phải lưu trữ dữ liệu ở nhiều file khác nhau. Việc dữ liệu bị phân tán, rời rạc sẽ khiến công việc quản lý không tập trung và hiệu quả, khó khăn trong việc tìm kiếm. Hơn nữa với những dữ liệu lớn, Excel sẽ mất nhiều thời gian để xử lý dẫn đến kết quả truy xuất bị chậm. Bên cạnh đó việc nhập tay sẽ dễ nhầm lẫn hay sai sót. Điều này có thể khiến công việc bán hàng bị ảnh hưởng nặng nề bởi dù chỉ một lỗi sai nhỏ cũng có thể dẫn đến sai sót toàn bộ dữ liệu cửa hàng. Chưa kể đến việc bảo mật kém, dễ bị người khác sửa đối gây ra nguy hiểm,..

Khác với Excel, phần mềm bán hàng có khả năng xử lý dữ liệu lớn mà vẫn đảm bảo tốc độ và đem lại độ chính xác cao. Đồng thời việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào phần mềm, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trên máy chủ đảm bảo an toàn, bảo mật. Bạn không cần phải lo lắng khi máy tính bị hỏng, nhiễm virus,.. thì dữ liệu hoàn toàn không bị ảnh hưởng.