Cách giảm thất thoát hàng hoá trong tạp hóa

Cách giảm thất thoát hàng hoá trong tạp hóa với phần mềm quản lý bán hàng

Cập nhật lần cuối Thứ Ba, 07/01/2025

Ngày nay các chủ cửa hàng tạp hoá còn vận hành cửa hàng theo cách truyền thống đều đang phải vật lộn khi phải kiểm soát hàng trăm đầu việc như: quản lý hàng nhập, hàng bán ra, hàng tồn kho, hàng sắp hết, doanh thu, lỗ lãi,….và hàng trăm các đầu việc không tên khác. Qua bài viết dưới đây, MasterPro sẽ bật mí tới các bạn cách giảm thất thoát hàng hoá trong tạp hoá với phần mềm quản lý bán hàng.

Nội dung bài viết

Tình trạng quản lý chung của các cửa hàng tạp hóa

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao lợi nhuận của cửa hàng tạp hóa của bạn lại không như mong đợi, dù lượng hàng bán ra khá đều đặn mà cuối tháng thống kê vẫn thấy lợi nhuận thực tế không khớp với tính toán trên sổ sách chưa? Đây là một trong những dấu hiệu của việc thất thoát hàng hóa do vẫn quản lý một cách thủ công. Dưới đây là những vấn đề phổ biến mà nhiều cửa hàng tạp hóa gặp phải trong việc quản lý:

Quy trình quản lý kho không hiệu quả

Hầu hết các cửa hàng tạp hóa vẫn sử dụng cách quản lý kho truyền thống đó là ghi chép thủ công hoặc chỉ dựa vào trí nhớ hay nhập liệu thủ công bằng công cụ excel hay google sheet. Đây là một giải pháp tiết kiệm, tuy nhiên điều này dẫn đến một số tình trạng:

Không kiểm soát được hàng tồn kho, hàng bán chậm, dẫn đến hàng hóa bị quá hạn sử dụng.
Khó phát hiện các sai lệch về số lượng giữa nhập – xuất.
Mất nhiều thời gian kiểm kê, gây chậm trễ trong việc bổ sung hàng mới.

Ví dụ: một chủ cửa hàng ở Hà Nội chia sẻ rằng anh thường xuyên gặp phải việc nhập hàng mới mà quên mất hàng cũ còn tồn lại trong kho. Hệ quả là hàng hóa hết hạn bị bỏ phí.

Thao tác bán hàng thủ công và sự thiếu cảnh giác

Thao tác bán hàng thủ công có thể dễ dàng gây nhầm lẫn

Ở nhiều cửa hàng, việc bán hàng vẫn thực hiện bằng cách ghi sổ hoặc tính toán thủ công, dễ dẫn đến:

Sai sót trong ghi nhận doanh thu hoặc khuyến mãi.
Nhân viên gian lận mà chủ cửa hàng không kịp phát hiện.

Tôi từng nghe một câu chuyện thực tế: Một cửa hàng nhỏ đã thất thoát hàng chục triệu đồng chỉ vì nhân viên “bỏ túi riêng” một phần doanh thu. Điều này hoàn toàn có thể tránh được nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiện đại.

Vấn đề về an ninh

Việc quản lý thủ công có thể dẫn đến tình trạng mất cắp hàng hoá mà chủ cửa hàng không biết

Bạn có nghĩ rằng việc mất cắp chỉ xảy ra ở các siêu thị lớn? Không hẳn đâu! Các cửa hàng tạp hóa cũng thường xuyên gặp phải tình trạng:

Khách hàng “cầm nhầm” sản phẩm.
Nhân viên lợi dụng sơ hở để lấy hàng.

Điều đáng nói là nhiều cửa hàng chưa đầu tư vào camera an ninh hoặc các biện pháp giám sát hiệu quả, khiến vấn đề này trở nên nghiêm trọng hơn.

Vấn đề vận chuyển và xử lý hàng hóa

Một số cửa hàng gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp, như:

Hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình giao nhận.
Sai sót trong việc kiểm tra số lượng khi nhận hàng.

Đã có những trường hợp chủ cửa hàng không phát hiện ngay lỗi thiếu hàng khi nhận, dẫn đến việc khó khiếu nại hoặc xử lý với nhà cung cấp.

Để giải quyết những vấn đề trên, bạn cần ứng dụng công nghệ quản lý kho và bán hàng, đồng thời thiết lập các quy trình kiểm tra chặt chẽ hơn. Hãy thử bắt đầu với các giải pháp đơn giản như phần mềm quản lý kho hoặc lắp đặt hệ thống camera giám sát. Chỉ cần một vài thay đổi nhỏ, bạn sẽ nhận thấy lợi nhuận cải thiện đáng kể và không còn đau đầu với thất thoát hàng hóa nữa!

Giảm thiểu thất thoát hàng hoá bằng phần mềm MasterPro

Bạn có đang lo lắng vì không kiểm soát được lượng hàng hóa tồn kho? Hay cảm thấy bất lực trước tình trạng thất thoát không rõ nguyên nhân? Đừng lo, áp dụng phần mềm quản lý bán hàng chính là cách hiệu quả giúp các cửa hàng tạp hóa cải thiện tình trạng này. Hãy cùng khám phá những lợi ích vượt trội mà phần mềm mang lại!

Độ chính xác trong trích xuất dữ liệu tồn kho hàng tạp hóa

MasterPro giúp việc quản lý dữ liệu tồn kho chính xác tuyệt đối

Thất thoát hàng hóa thường bắt nguồn từ việc quản lý kho thiếu chính xác. Phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn:

Theo dõi dữ liệu tồn kho theo thời gian thực: Biết chính xác số lượng hàng hóa còn lại mà không cần kiểm kê thủ công.
Trích xuất báo cáo chi tiết: Hiển thị rõ ràng hàng hóa sắp hết hạn, bán chạy hoặc chậm luân chuyển.

Ví dụ, với một cửa hàng nhỏ tại TP.HCM, chủ cửa hàng chỉ cần truy cập phần mềm để biết ngay sản phẩm nào cần nhập thêm hoặc sắp hết hạn, từ đó tránh được tổn thất không đáng có.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho số lượng lớn hiệu quả

Việc quản lý bằng phần mềm giúp việc quản lý tồn kho số lượng lớn một cách hiệu quả

Với các cửa hàng tạp hóa lớn, việc kiểm soát hàng tồn kho thủ công là điều gần như bất khả thi. Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp các công cụ giúp bạn:

Quản lý danh mục sản phẩm theo nhóm, như đồ gia dụng, thực phẩm khô, đồ uống, v.v.
Tìm kiếm thông tin sản phẩm nhanh chóng bằng mã SKU hoặc mã vạch.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng tồn kho, đặc biệt khi bạn phải xử lý số lượng hàng hóa lớn.

Theo dõi hàng tồn kho tự động qua phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm hiện đại có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu kho với hoạt động bán hàng, đảm bảo:

Khi một sản phẩm được bán, số lượng tồn kho sẽ tự động cập nhật ngay lập tức.
Giảm thiểu sai lệch giữa số lượng thực tế và số lượng ghi nhận.

Một ví dụ thực tế: Một chủ cửa hàng tạp hóa ở Hà Nội chia sẻ rằng sau khi sử dụng phần mềm, anh không còn phải lo lắng về việc quên cập nhật hàng tồn kho, giúp giảm đến 30% thất thoát mỗi tháng.

Phân loại hàng tồn kho được kích hoạt với phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm giúp bạn phân loại hàng hóa một cách thông minh, bao gồm:

Nhóm sản phẩm bán chạy, cần nhập thêm thường xuyên.
Hàng hóa chậm bán để đưa ra chương trình khuyến mãi đẩy hàng.
Sản phẩm có hạn sử dụng ngắn để ưu tiên bán trước.

Phân loại khoa học này không chỉ giảm thiểu thất thoát mà còn tối ưu hóa lợi nhuận cho cửa hàng.

Dự báo nhu cầu

Bạn có biết rằng phần mềm quản lý hiện nay còn hỗ trợ dự báo xu hướng tiêu thụ hàng hóa? Dựa trên dữ liệu bán hàng trước đó, phần mềm sẽ gợi ý:

Sản phẩm nào cần nhập thêm vào dịp cao điểm.
Thời gian cụ thể để bổ sung hàng hóa nhằm tránh tình trạng thiếu hàng.

Nhờ đó, bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng mà không cần lo lắng việc nhập hàng quá nhiều hoặc quá ít.

Kiểm soát hàng tồn kho và an toàn

Phần mềm không chỉ giúp quản lý kho mà còn hỗ trợ kiểm soát an ninh:

Ghi nhận lịch sử nhập – xuất hàng hóa rõ ràng, minh bạch.
Phát hiện kịp thời những sai lệch hoặc gian lận trong quá trình vận hành.

Một câu chuyện thực tế là có cửa hàng ở Đà Nẵng đã phát hiện nhân viên nhập sai dữ liệu nhờ lịch sử giao dịch trong phần mềm, tránh được thiệt hại lớn.

Kết Luận

Qua bài viết trên, chắc hẳn các bạn đã biết được cách giảm thiểu thất thoát trong tạp hoá & hiểu được tầm quan trọng của việc sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng vào việc kinh doanh tạp hoá. Việc quản lý thủ công ngày nay đã bị lỗi thời, thay vào đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp tăng trải nghiệm khách hàng và giảm thiểu sai sót và thất thoát hàng hoá.

Đăng ký Demo dùng thử phần mềm quản lý bán hàng MasterPro ngay hôm nay!

Liên hệ với chúng tôi: